IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

Marzo 30, 2010 por admin

QUE ES LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

Es el proceso que permite convertir documentos de papel a formato digital a través del escaneo de los mismos, asegurando que la imagen es fiel e íntegra y que el resultado de la digitalización no puede ser modificado. La digitalización dota de valor legal y fiscal a la imagen del documento resultante y se aplica a facturas, documentos sustitutivos y otros documentos.

Mediante el uso de los dispositivos homologados que se entregarán en el proyecto las empresas podrán digitalizar toda la documentación de su empresa (facturas, albaranes, escrituras, etc.) pudiendo eliminar los formatos en papel. La digitalización supone un cambio total en el tratamiento de la información, permite su almacenamiento en objetos de tamaño reducido, o lo que es más revolucionario, permite su almacenamiento en redes informáticas accesibles desde cualquier lugar del mundo en tiempo real.

DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS

Actualmente se admiten como válidas aquellas facturas emitidas o recibidas siempre que se hayan procesado mediante las soluciones de software homologadas por la Agencia Tributaria, que ofrecen digitalización certificada. De este modo los ficheros resultantes de la digitalización de las facturas (efectuada con este software, claro), documentos sustitutivos y cualquier otro documento, tienen carácter de original, por lo que una vez realizado este procedimiento podemos, a efectos tributarios, prescindir de los documentos físicos, ahorrándonos el espacio y el trabajo que supone mantener un archivo físico.

QUÉ BENEFICIOS APORTA LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

Uno de los más llamativos es la eliminación del archivo físico pero además de éste podemos señalar el ahorro de tiempo en la consulta y explotación de la información de los documentos, la posibilidad de exportar todas las facturas con sus datos contables a contabilidad o al asesor fiscal, la posibilidad de efectuar auditorías de cuentas sin tener que buscar y mover papel, la posibilidad de atender a las actuaciones fiscales de inspección, etc.

FASES DEL PROYECTO

- Fase 1. Análisis de la documentación de la empresa.

Esta primera fase consiste en analizar la documentación actual que utiliza y almacena la empresa con el objeto de elaborar un Plan de digitalización en el que se diseñan las especificaciones, tipos y características de los documentos que intervienen en el sistema (Características permitidas por de cada tipo de documento de tamaño, resolución, validaciones, etc.; métodos de indexación a utilizar; procedimientos, responsables y posibles funciones a realizar, etc).

- Fase 2. Implantación, instalación y tutorización

Una vez concluida la fase de diseño anterior se comienza la instalación y parametrización del hardware y software de acuerdo a la información obtenida. El objetivo de esta fase es lograr el máximo aprovechamiento de la nueva herramienta por parte de las empresas y lograr que la totalidad de los documentos de la empresa sean transformados a formato electrónico para que puedan ser almacenados en una base de datos ó en cualquier tipo de almacenamiento ya sea óptico o magnético.

- Fase 3. Digitalización del catálogo de productos para ecommerce.

Esta fase consiste en transformar a formato electrónico todos aquellos documentos en papel así como fotografías, diapositivas, imágenes a color y blanco y negro, etc. a efectos de confeccionar un catálogo digital que pueda ser utilizado en diferentes soportes (web, correo electrónico, e_card, etc.).

ENTREGABLES

Cada empresa participante recibirá un escáner, la licencia de un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria y su catálogo digital para su uso en web, grabación en soporte CD o pendrive, o para su envío por correo electrónico.